Sehr geehrter Herr Küffner,
wie bereits telefonisch angekündigt, erhalten Sie unseren Fragenkatalog bezüglich unseres Motorradtreffens "SV-Treffen" für das Jahr 2008.
Das Treffen findet seit dem Jahr 2000 regelmäßig mit wachsendem Erfolg statt. Seit dem Jahr 2005 liegt die Organisation und Durchführung
beim gemeinnützige Verein SVrider.de e.V. Neben den hautsächlich angesprochenen Modellen SV650 und SV1000 der Marke Suzuki
ist auch jedes Model einer anderen Marke herzlich willkommen.
Rahmenbedingungen:
Zeitraum: Anfang / Mitte August (bevorzugt: …..)
Dauer: 4 Tage von Donnerstag – Sonntag
Teilnehmerzahl: ca. 200 – 250 (gestaffelte Anreise: Do.: 100 / Fr.: 90 / Sa.: 30),
zusätzlich ca. 50 Tagesgäste
Übernachtung: 55% Zelt / 25% Pension am Veranstaltungsort / 20% außerhalb
Zimmerbuchung: Die Zimmerbuchung erfolgt einzeln durch die jeweiligen Teilnehmer
Unsere Homepage:
http://www.svrider.de
Unser Forum:
index.php
Allgemeine Fragen:
Übernachtungsmöglichkeiten
• Wie viele Betten hat das Gasthaus / die Pension?
• Welche Zimmeraufteilung (EZ, DZ, MZ, Matratzenlager etc.) gibt es?
• Bis wann müsste eine Zimmerreservierung durch die Teilnehmer erfolgen?
• Gibt es einen Zeltplatz?
• Wie viel Platz bietet der Zeltplatz?
• Gibt es feste sanitäre Anlagen für Zelter?
• Weitere Übernachtungsmöglichkeiten in unmittelbarer Nähe?
• Adressen/Ansprechpartner von weiteren Übernachtungsmöglichkeiten?
Wir haben 8 Doppelzimmer, die auch als Einzelzimmer nutzbar sind und eine Ferienwohnung – ist aber terminabhängig, da wir bereits Reservierungen haben.
Wir schlagen Ihnen bei der Anzahl der Gäste einen Zeltplatz auf unserem Gelände vor. Alternativ können wir auch bei der Gemeinde anfragen, ob die Gemeindehalle für ein Matratzenlager gemietet werden kann (haben wir schon oft so genutzt). Der Zeltplatz ist für ca. 5000 Personen einrichtbar – also kein Problem. Matratzenlager wäre bei ca. 250 Gästen auch möglich. Feste sanitäre Anlagen haben wir nur in form von Toiletten direkt am Hof. Für Duschen könnten wir Duschcontainer zumieten – gleiches gilt für Dixitoiletten falls gewünscht. In der näheren Umgebung gibt es auch einige Hotels (Bretzfeld ca. 5km, Öhringen ca. 10km, Heilbronn ca. 20km) Adressen kann ich bei Bedarf nachreichen.
Veranstaltungsort
• Welche Räumlichkeiten sind vorhanden und können genutzt werden?
• Gibt es Aufenthalts- /Unterstellmöglichkeiten bei schlechtem Wetter?
• Gibt es Infobroschüren / Internetseite / Fotos / Bilder?
• Besteht ausreichend Platz zum Parken?
• Gibt es genügend Platz für Unterhaltungsspiele im Freien?
• Gibt es Nachtruheauflagen?
• Wo könnte eine Band / DJ / PA-Anlage aufbauen / aufgebaut werden?
• Gibt es ausreichend Sitzgelegenheiten (Tische, Stühle)?
• Gibt es ein Anmeldehäuschen/geschlossenen Unterstand für das Orga-Team von SVrider für die Treffenanmeldung?
Wir haben eine große Veranstaltungshalle für bis zu 1300 Personen, einen Festsaal für ca. 100 Personen und unsere Gaststätte im Westernsaloonstyle, einen großen Hofbereich, landwirtschaftliche Flächen zum Zelten und Parken, Terrasse – dies alles ist nach Absprache nutzbar. Tische/ Stühle sind kein Problem. Für Unterhaltung können wir auch sorgen (z.B. Bullriding-Maschine u.ä.) Nachruheauflagen müssen mit der Gemeinde abgeklärt werden. Bands, Bühne, Licht- und Tontechnik ist machbar (wir haben erst letzten Monat ein Open-Air-RockKonzert mit über 10.000 Besuchern auf dem Küffner Hof veranstaltet, haben damit also Erfahrung). Für Info-Häuschen können wir Ihnen unsere Westernhütte im Westernstyle anbieten.
Bewirtung
• Wie ist Frühstück für Pensionsgäste und Zelter vorgesehen?
• Wie erfolgt der Ausschank von Getränken?
• Wann werden Getränke ausgeschenkt?
• Welche Formen des Abendessens werden geboten?
• Können Zelter sich selbst verpflegen? (Kostenreduzierung)?
Frühstück sollten wir am besten in Form eines Buffets in unserer Festhalle anbieten. Gleiches gilt für Abendessen. Möglich ist auch eine „kleine Karte“ aus unserem Gaststätten-Angebot. Außerdem können Imbisswägen, Ausschankwägen, Grill o.ä. aufgestellt werden.
Preise
• Mit welchen besonderen Nebenkosten ist zu rechnen?
• Was kosten die Zimmer?
• Was kostet das Zelten pro Nacht?
• Was kosten die Getränke?
• Was würden ganze Fässer (für z. B. Freibier) kosten?
• Was kostet das Abendessen?
Zu den Preisen kann ich Ihnen erst genaues sagen, wenn wir uns auf Einzelheiten geeinigt haben. Da unsere Angebote doch sehr umfangreich sind und wir eigentlich alles anbieten können, was gewünscht ist kann ich hier nicht pauschal einen Preis nennen.
Umgebung
• Gibt es abwechslungsreiche Motorradstrecken?
• Existieren ggf. Tourenvorschläge?
Das Hohenloher Land wird gerne von Motorradfahrern besucht. Vor allem die Löwensteiner Berge sind bei den Fahrern sehr beliebt. Aktuelle Karten kann ich Ihnen eventuell bei den Gemeinden besorgen, ansonsten gibt es auch zahlreiche Motorradclubs in der Umgebung an die Sie sich wenden können. Auch Material zu Sehenswürdigkeiten lässt sich sicher organisieren.
Dieser Fragenkatalog wird vom Vorbereitungsausschuss zur Suche eines passenden Veranstaltungsortes verwendet und deckt allgemeine Fragen ab, welche uns als Entscheidungshilfen für die Auswahl eines Veranstaltungsortes dienen.
Bei Bedarf werden weitere Details in einem persönlichen Treffen vor Ort erörtert.
Wir freuen uns auf Ihre baldige Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
Manuela Rogalski
Orga-Team